Keine Bastelei
Der Leidensdruck im Marketing der hobbygross Erler GmbH war groß: Eine Ende 2003 angeschaffte PIMLösung sollte die den immer größer werdenden Aufwand bei der Katalogerstellung reduzieren helfen. Neben dem halbjährlich erscheinenden Neuheitenkatalog wurde alle zwei Jahre ein Gesamtkatalog veröffentlicht. Weiter galt es, zweimal pro Jahr eine aktuelle Preisliste in zwei Währungen zu produzieren. Und das alles in vier Sprachen, da efco als Händler für Hobbyprodukte europaweit tätig ist.
Doch die angeschaffte Lösung erfüllte die im Pflichtenheft formulierten Anforderungen in keiner Weise. Die Preisliste war zwar teilautomatisiert ab der Datenbank generierbar, doch bei der Erstellung des Kataloges eskalierten die Probleme derart, dass sich dessen Erscheinen um ein Jahr verzögerte.
Die im Pflichtenheft beschriebene Anforderung, die Druckdaten in den einzelnen Sprachen so zu generieren, dass ein Schwarzplattenwechsel je Sprache in der Druckmaschine möglich ist, erwies sich als unerfüllbar, was hohe Zusatzkosten beim Druck zur Folge hatte.
Nachbesserungen des Herstellers scheiterten, und so evaluierte efco den Markt erneut nach einem geeigneten Anbieter. Mit der Standardapplikation mediaSolution2 der Kraft.Allmedia fand man schließlich ein System, das die Anforderungen in allen Bereichen abdeckte. Die umfangreiche Importschnittstelle macht es nun möglich, die Informationen in den einzelnen Sprachen problemlos ab ERP zu übernehmen und zu aktualisieren, wobei Artikelund Preisinformationen getrennt versorgt werden. Damit wird ein Aktualisieren der Preise in „letzter Sekunde“ vor dem Druck möglich.
Alle weiteren Produktinformationen werden direkt in der Datenbank gepflegt, Übersetzungen können von den Mitarbeitern in den einzelnen Ländern direkt im System angefertigt werden.
Da die Menüführung des Systems sehr übersichtlich gestaltet ist und der Logik des Publikationsprozesses entspricht, war nur der minimale Schulungsaufwand von einem Tag nötig, um die Mitarbeiter mit der Bedienung und Datenpflege vertraut zu machen.
Die Anwender profitieren bei mediaSolution2 von der konsequenten Trennung zwischen Sortimentssicht und Publikationssicht. Das bedeutet, dass die Produktmanager die Datenpflege in der gewohnten Sortimentsstruktur umsetzen und dann per drag and drop aus Produktgruppen, Produkten und Artikeln eine Publikation zusammenstellen können. Egal, ob gedruckt oder elektronisch, können an dieser Stelle beliebig viele Publikationen erzeugt werden; und das, wie beschrieben, in vollkommen unterschiedlichen Strukturen
Die umfangreichen Customizing Möglichkeiten des Systems, ermöglichen es, die Nomenklatur des Unternehmens eins zu eins wiederzugeben. Das bewirkt, dass Anwender sich sofort zu Hause fühlen und begrifflich nicht um die Ecke denken müssen. Auch bei efco Hobbyprodukte wurde das System mit komplett abgefüllter Datenbank übergeben. Das erlaubt ein sofortiges, reibungsloses Arbeiten und erhöht die Identifikation der Mitarbeiter mit der neuen Lösung erheblich. Dank der vollautomatischen Printausleitung sind keine Kenntnisse komplexer Layoutprogramme nötig, denn die druckfertigen PDFs inklusive Inhaltsverzeichnis werden ohne manuelle Eingriffe erstellt. Sie werden so generiert, dass für die verschiedenen Erscheinungsländer ein echter Sprachwechsel in der vierten Farbe Schwarz möglich wird, was jährliche Einsparungen im Druck von ca. 30.000 Euro ermöglicht.
Ein weiterer großer Pluspunkt ist die Schnelligkeit, mit der die Kataloge systemgestützt ab mediaSolution2 produziert werden können. So hat sich der Zeithorizont vor Drucklegung auf vier Wochen verkürzt.
Das gibt dem Unternehmen die Möglichkeit, zu den Publikationsstichtagen, wie Hausmesse im Sommer oder Frühjahrsmessen im Januar, den Kunden jeweils das aktuellste Sortiment zu präsentieren. Um dem Markt besser gerecht werden zu können, wurden Hauptkatalog und Neuheitenkatalog nun in 17 Einzelbroschüren aufgeteilt, die in einem Ordnerwerk zusammengefasst sind. Insgesamt umfasst diese Publikation inzwischen 850 Seiten und wird zweimal pro Jahr aktualisiert.
Dieser grundlegende Wechsel konnte ohne Anpassungen des Systems von efco selbst vollzogen werden. Bald werden die Sprachen russisch und niederländisch hinzukommen. Die Preisliste wird in 15 verschiedenen Varianten erstellt. Eine spätere Erweiterung um zusätzliche Sprachen ist jederzeit möglich. Und so wundert es nicht, dass Marketingleiter Frank Heim sich zu der Aussage hinreißen lässt: „…ohne mediaSolution2 wäre ein Arbeiten im Marketing heute nicht mehr möglich“. ITLeiter Andreas Treptow ergänzt: „Produktinformationen und Preise kommen so kurzfristig, dass ein händisches Arbeiten ausgeschlossen ist. Vier Wochen vom letzten Dateneingang bis Drucklegung ist das Maximum an Zeit, die zur Verfügung steht“.