PIM in der zweiten Generation
Stellen Sie sich vor, Ihr PIM-Anbieter informiert Sie, dass er den Support für Ihre Printausleitung einstellt. Gleichzeitig befindet er sich im Verzug bei der Lieferung neuer Templates – und der neue Hauptkatalog in neun Sprachen steht in fünf Monaten zur Produktion an.
Das war die Situation, in der sich der führende Hersteller von Industriestoßdämpfern ACE Mitte letzten Jahres wiederfand. Eine vertrauensvolle Zusammenarbeit war auf dieser Basis nicht mehr möglich. Umgehend wurde eine fünfköpfige Projektgruppe zusammengestellt, die den Markt in einem vierstufigen Auswahlprozess nach einem neuen Partner screente.
Das Pflichtenheft war anspruchsvoll. Man wusste nämlich nicht nur exakt, was man wollte, son-dern aus leidvoller Erfahrung auch, welche Einschränkungen man nicht mehr hinzunehmen bereit war. Die Anbindung an das bestehende ERP-System war genauso wichtig wie die Printausleitung über Indesign und das Anbinden des Web-CMS an die medienneutrale Datenbank. Printseitig sollte nicht mehr nur der Hauptkatalog in neun Sprachen ausgegeben werden, vielmehr sollten künftig auch sämtliche Bedienungs- und Montageanleitungen in allen relevanten Sprachen datenbankgestützt produzieren werden. Selbstverständlich muss das System an dieser Stelle unicode-fähig sein, um die Darstellung von Schriftzeichen zu gewährleisten.
Ebenfalls fester Bestandteil des Anforderungsprofils war die Möglichkeit, Kreuztabellen aufbereiten zu können und Fremdsprachen so zu generieren, dass ein Zusammendruck mit Schwarzplattenwechsel möglich ist. Grundvoraussetzungen waren auch die Mehrfachverwendung von Produkten und Vererbungsmöglichkeiten innerhalb der Struktur.
Wenn man so genau weiß, was man möchte, ist die Auswahl des passenden Anbieters fast nur noch eine Fleißarbeit. Diese erledigte das Projektteam in Rekordzeit und erteilte der Kraft.Allmedia den Auftrag zur Ablösung des alten PIM-Systems, inklusive MAM-System, Schnittstelle zum Online-Katalog, BMECat und ERP-System und einer Printausleitung mit bidirektionaler Schnittstelle in die medienneutrale Datenbank.Schon bei der Voranalyse, die fast zeitgleich mit der Auftragsvergabe gestartet wurde, stellte sich he-raus, dass die Anwender besonders an einer Restriktion litten: Das alte System bot nur eine einzige Struk-tur, die zugleich auch Basis für die Publikationen war. Sollte anders publiziert werden, so musste die Struktur entsprechend umgestellt werden. Dieser Mangel wurde im neuen System für alle Zeiten beho-ben. Durch die konsequente Tren-nung von Sortimentsstruktur und Publikationsstruktur, lassen sich nun beliebig viele verschiedene Pu-blikationen mit beliebig vielen unterschiedlichen Strukturen per drag and drop aufbauen. Dazu die Kata-logbeauftragte im Hause, Susanne Küppers: „Während beim alten System ein immer noch unverhältnismäßig hoher Layoutaufwand vonnöten war, profitieren wir nun davon, dass mediaSolution2 erfrischend klar und übersichtlich strukturiert ist und dem Anwender neben einer komfortablen Handhabung auch ein deutliches Mehr an Flexibilität bei der Erstellung seiner Publikationen bietet.“
Ein weiterer Punkt, der bei der Einführung des Systems Begeisterung hervorrief, ist die stark reduzierte Zahl von Templates. Muss-ten im alten System noch 25 davon kostenintensiv entwickelt werden, reichen nun fünf dynamische Templates aus.
Auch das innerhalb des PIM-Projektes eingeführte MAMSystem eröffnet ganz neue Möglichkeiten. Alle Bilder werden hier nicht nur zentral und verschlagwortet in einer übersichtlichen Struktur abgelegt, sondern auch beim Laden in das System in die verschiedenen Derivate umgerechnet. Somit kann jedes Bild vom PIMSystem in der notwendigen Auflösung und als entsprechender Dateityp angezogen werden. Also hochauflösend für Print, niedrig aufgelöst für Web und andere elektronische Medien. Natürlich kann das MAM nicht nur Bilder, sondern auch Videos, Soundfiles – schlicht alle filebezogenen Dateien verarbeiten.
Bleibt ein Blick auf die medienneutrale Datenbank, das Herzstück des PIMSystems: Umfangreiche Importfunktionen ermöglichen hier die Übernahme aus den relevanten Umsystemen. Eine zentrale Rolle spielt dabei das Warenwirtschaftssystem, von dem kontinuierlich Artikelnummern, Preise und andere dort ursächlich angelegte bzw. gepflegte Daten übernommen werden. Diese werden mit marketingrelevanten Informationen in einer übersichtlichen Sortimentsstruktur angereichert. Hier finden auch die Übersetzungen statt, wobei frei eingestellt werden kann, aus welcher Sprache in welche übersetzt werden soll. Dazu Andrea Hantschke, Assistentin der Geschäftsleitung bei der ACE Stoßdämpfer GmbH: „Im Vergleich zum Übersetzungstool unseres früheren PIMSystems ist mediaSolution2 sehr viel einfacher zu bedienen – Übersetzungen können schnell und effektiv umgesetzt werden.“
Obwohl die Produktdaten in diesem Fall alle digital verfügbar und bereits datenbankgerecht abgelegt waren, stellte die Datenmigration eine anspruchsvolle Aufgabe dar, die im Projekt entsprechende Ressourcen band. Insbesondere die Übernahme der einzelnen Fremdsprachen aus dem alten System war mit Tücken behaftet. Schlussendlich konnte ACE jedoch schon nach drei Monaten und einer kurzen Schulung mit dem neuen System arbeiten: Nicole Boda, Marketing, ACE Stoßdämpfer GmbH bestätigt: „Der Lernaufwand ist überraschend gering – die Datenbankstruktur ist mit wenig Zeitaufwand gut zu verstehen, was den Arbeitsaufwand sehr erleichtert.“ Dazu tragen sicherlich auch die ausgeprägten CustomizingMöglichkeiten des Systems bei. So ist es möglich, durchgängig eigene Begrifflichkeiten einzusetzen, was es den Mitarbeitern deutlich erleichtert, sich zurecht zu finden. Bei sehr heterogenen Sortimenten ist die Möglichkeit besonders hilfreich, Attributsets bilden zu können. So muss sich der Anwender bei einfachen Produkten, die vielleicht nur eine Dimension und eine Farbe haben, nicht durch die gleichen Datenbankfelder quälen wie bei iner Rotationsbremse, bei der unter Umständen 20 Attribute gepflegt werden müssen. „Viele Funktionen, die ich mir beim früheren PIMSystem gewünscht hätte, wurden hier realisiert“, lobt Sebastian Scherbarth von der ITAbteilung der ACE Stoßdämpfer GmbH.
Und so sieht sich die ACE Stoßdämpfer GmbH, was die Produktkommunikation angeht, bestens für die Zukunft gerüstet – mit einem System, das speziell bei der Printausleitung seine 20jährige Erfahrung im datenbankgestützten PrintPublishing einbringt. Die anderen Kanäle stellen diesbezüglich eine eher geringe Herausforderung dar. Spannend für die Zukunft ist die Option, den Katalog multimedial unter Einbindung von Video oder Toninformationen auf das iPad zu bringen. Einen von der medienneutralen Datenbank gespeisten Webshop über das iPhone zu bedienen, gehört inzwischen fast schon zum Standard.